Для работы с сервисом ilex.Накладные нужна электронная цифровая подпись, изданная Государственной системой управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (ГосСУОК).
При этом для работы с электронной торговой площадки goszakupki.by и система государственных закупок www.icetrade.by к сертификату ГосСУОК необходимо дополнительно получить атрибутный сертификат в РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен»). Такой сертификат для работы с сервисом ilex.Накладные не подойдет.
Таким образом, если используется ЭЦП, на которой есть действующий сертификат юридического лица или атрибутный сертификат, выданный ГосСУОК, то она подойдет для работы с сервисом.
Если используется атрибутный сертификат, выданный в РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен», то он для подписания электронных накладных не подойдет.

Всего 2 шага для получения услуги:
После подписания договора вы, как Заказчик, предоставляете нам регистрационные данные: Наименование организации, юридический адрес, наименование и код инспекции Министерства по налогам и сборам, УНП, GLN.
После получения необходимых данных мы предоставляем доступ в личный кабинет онлайн-сервиса ilex.Накладные, вход будет осуществляться с помощью логина и пароля.

Также мы предоставим необходимые инструкции. И в любой момент можете обратиться к нашей Техподдержке за помощью!

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться в электронном виде у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.
При работе с сервисом ilex.Накладные электронные накладные хранятся:
у EDI-провайдера - на серверах (как при работе на сайте, так и при работе через модуль 1С);
у ГО и ГП - на ПК пользователя в папках, создаваемых при настройках модуля 1С (только при работе через модуль 1С)
Также электронные накладные передаются в Хранилище электронных документов. Основным назначением хранилища электронных документов является получение, хранение и обработка электронных документов с информацией о непрослеживаемых товарах.
В соответствии с пунктом 177 приложения №1 к постановлению Министерства юстиции РБ от 24 мая 2012г. №140 «О некоторых мерах по реализации Закона РБ от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ», с изменениями и дополнениями, первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Да, мы аттестованы с 2022 г, прошли ежегодную переаттестацию 12 мая 2023 года. Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте
Государственного предприятия "Центр систем идентификации".

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица и имеющее ЭЦП.

Создается и распечатывается реестр электронных товарно-транспортных накладных (приложение 5-1 к Правилам автомобильных перевозок грузов), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы. Создать и распечатать реестр электронных товарно-транспортных накладных можно как на сайте, так и в модуле 1С. При этом в модуле 1С есть возможность создать и распечатать реестр со сведениями о товарах.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит мгновенно.
Если по какой-то причине произошел сбой, то незамедлительно сообщите об этом EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.
По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки. Также можно подключить контрагента в личном кабинете.

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан предоставить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе, в том числе по желанию субъекта хозяйствования на бумажном носителе, не являющемся бланком документа с определенной степенью защиты. Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.
Основным документом, регулирующим вопросы осуществления контрольной (надзорной) деятельности в РБ, является Указ Президента РБ от 16 октября 2009 г. № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в РБ» (с изменениями и дополнениями). В соответствии с пунктом 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом №510, контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать от проверяемого субъекта необходимые для проверки документы (их копии), в том числе в электронном виде, иную информацию, касающуюся его деятельности и имущества, в том числе товарно-транспортные и товарные накладные. С учетом требований пункта 22 Правил автомобильных перевозок перевозчик при перевозке грузов должен иметь реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе.

Информация об электронных накладных, а также иных электронных документах и сообщениях, необходимых для обеспечения процесса создания электронных накладных, хранимая EDI-провайдерами в информационных системах электронного документооборота, является конфиденциальной.

Вид процедуры госзакупки определяется по общим правилам, установленным законодательством о госзакупках. Так, можно провести процедуру закупки из одного источника, если ориентировочная стоимость годовой потребности в однородных услугах составляет не более 300 БВ, или конкурентную процедуру закупки.
Помимо общих требований к EDI-провайдерам, как к участникам процедур госзакупок, предъявляется обязательное требование о наличии аттестата EDI-провайдера.
Подробнее с информацией о проведении процедуры госзакупки можно ознакомиться в сервисе ilex.

Как правило, услуги EDI-провайдера закупают на сумму до 1000 БВ по одной сделке на дату принятия организацией решения о проведении закупки. В таком случае требования, установленные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 N 229 "О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств", соблюдать не нужно. При проведении закупки организация руководствуется ЛПА в сфере закупок за счет собственных средств. К EDI-провайдеру предъявляется требование о наличии соответствующего аттестата.